Assassinos de projetos: começar rápido demais

Você está  navegando suavemente com seu projeto atual e a vida parece ótima. Afinal, você e sua equipe pensaram em tudo, certo? E o detalhamento que o cliente aportou ao projeto logo no inicio poupou horas de trabalho para sua equipe e poupou tempo e dinheiro do projeto, portanto o cronograma e orçamento estão em bom estado de saúde.

Então, BAM! As coisas começam a dar problemas e você não consegue entender onde tudo deu errado… ou por quê. Isso já aconteceu com você? Se não aconteceu, ótimo… você é um dos sortudos. Mas a maioria de nós, gerentes de projetos, já testemunhou isso em primeira mão em nosso próprio projeto ou assistiu o projeto de um colega ficar em chamas antes e, muitas vezes, é devido a um dos potenciais assassinos de projetos.

O primeiro assassino potencial de projeto que eu gostaria de discutir é o conceito de iniciar o projeto muito rápido. E com relação a isso não quero dizer começar com tudo e se mover com rapidez e eficiência. Não, isso é apenas um bom trabalho de gerenciamento de projetos. O que eu quero dizer é dar início ao projeto e passar para as próximas fases antes que o projeto esteja definido corretamente, ou antes que os requisitos estejam devidamente documentados.

Não comece antes de estar pronto

Eu sempre disse, “Requisitos são a alma do projeto”. Você tem um projeto, você tem a declaração de escopo na mão, e você já elaborou um cronograma do projeto e está dando início ao projeto com o cliente. O que pode começar a ficar evidente é que os requisitos não são suficientes ou não foram definidos com suficiente detalhamento para realmente começar o projeto.  Ou ainda, o cliente ainda não compreende plenamente a solução e como eles vão usá-la. Os problemas com requisitos podem aparecer rapidamente para você, especialmente durante as discussões de lançamento do projeto. O entendimento da solução e como usá-la necessita de algum discernimento do cliente e ajuda de sua equipe.

Preste atenção aos sinais, porque quanto mais fundo você entrar no projeto, mais evidente a falta de requisitos vai ficar, e quando você for implementar essa solução final do trabalho, o cliente vai pensar que você está falando uma língua diferente, se a lacuna na compreensão continuar a aumentar durante a implementação.

Você e sua equipe de projeto são os especialistas. Planeje tempo suficiente no cronograma do projeto para avaliar detalhadamente todos os requisitos, sejam eles de alto nível ou específicos. Tome aquilo que o cliente do projeto forneceu a você e faça perguntas difíceis para se certificar de que sabe o que eles precisam e querem fazer. Se você reconhecer que há problemas com requisitos no início ou que o cliente está seguindo o caminho errado em termos de qual é a necessidade real ou o que deveria ser o projeto real, então você pode contornar o fracasso total do projeto, parando, colocando mais tempo para descobrir e definir os requisitos, e reiniciar com uma imagem clara de onde o projeto precisa ir e que solução é a mais adequada. Investir algumas semanas extras no início e alguns milhares de reais  pode evitar uma falha de projeto ou um excedente de milhões no final do projeto. Confie em mim, já  peguei um projeto problemático nesta mesma situação e é doloroso de assistir e ainda mais doloroso fazer parte dele.

Resumo

O ato de iniciar um projeto com requerimentos ruins, ou um entendimento medíocre do projeto pelo cliente, frequentemente leva ao desastre. Mesmo que o projeto não fracasse completamente, a solução final pode ser algo que não atende as necessidades reais do cliente, gerando insatisfação pelo investimento realizado.

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