6 Passos para iniciar projetos com sucesso

Vários projetos nunca sequer conseguem chegar além da fase do planejamento detalhado, e a principal razão para isso é que eles não foram definidos adequadamente, tiveram escopos incorretos, e como resultado, não há aceitação para o projeto ou está faltando patrocínio.

Seguir os seis passos adiante para iniciar seus projetos de forma rápida e eficiente, deve garantir que eles obtenham a correta aceitação e patrocínio da alta administração, o que irá viabilizar a sua sobrevivência.

Passo 1: Crie um plano de negócios detalhado

Isso deve ser feito em conjunto com o proprietário do negócio e deve ser suficientemente detalhado para que todos possam saber exatamente qual é o requisito do negócio. Este documento será a base do projeto e deve ser aprovado pelo patrocinador do projeto.

Etapa 2: Faça um Estudo de Viabilidade

Realize um estudo de viabilidade com base no business case para determinar as diferentes soluções para o requisito de negócio. Com base no business case e no estudo de viabilidade, uma solução preferida deve então ser determinada.

Passo 3: Crie o Termo de Abertura do Projeto

O Termo de Abertura do Projeto é um documento muito importante, pois irá combinar as informações do business case e do estudo de viabilidade para descrever o novo projeto e sua visão, objetivos, escopo, entregas, a equipe de projeto, um projeto de alto nível e o plano de implementação. O mesmo vale tanto para o Termo de Abertura do Projeto como para o Business Case no que deve ser aprovado e assinado pelo patrocinador do projeto, pois este será um dos documentos oficiais para seu projeto.

Passo 4: Defina a equipe do projeto

Agora que o Termo de Abertura do Projeto foi definido, você pode definir a equipe com base nessa informação. Aqui, o Comitê do Conselho de Direção deve ser montado e um Gerente de Projeto deve ser nomeado. É então responsabilidade do Gerente de Projeto recrutar o resto da equipe do projeto. Dependendo do tamanho do projeto, o Gerente de Projeto também pode apenas recrutar Chefes de Equipe, que, por sua vez, irão recrutar os membros dessas sub-equipes. Certifique-se de que haja uma descrição do trabalho de projeto definido e documentado para cada membro da equipe, de modo que todos entendam exatamente quais serão seus papéis individuais.

Passo 5: Estabeleça um Escritório de Projeto

Depois de saber quem estará na equipe do projeto, o próximo passo é criar um ambiente físico de onde o projeto será gerenciado por toda sua duração. Este deve fornecer todas as instalações, ferramentas, materiais e equipamentos para cada membro da equipe e é conveniente criar uma lista de verificação detalhada para garantir que nada esteja faltando ao estabelecer o escritório de projetos.

Passo 6: Reveja a fase de Iniciação

Depois de ter passado pela criação de seu business case, um estudo de viabilidade tenha sido feito, tenha se criado o termo de abertura do projeto, estabelecida a equipe e criado o escritório do projeto, é necessário revisar essa fase para assegurar que nada foi esquecido, que você obteve a aprovação de todos os stakeholders, que a fase de iniciação está completa e que você está pronto para passar para a próxima fase de seu projeto, ou seja, a fase de planejamento.

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