Dicas para ajudar você a gerenciar a competição de propriedades dos projetos

Imagine que você está gerenciando o Projeto A e o Projeto B, e as prioridades da organização mudam. Agora o Projeto B tem que ser entregue dois meses antes do previsto, e o projeto A ainda tem que ser mantido dentro do cronograma.

Talvez uma legislação aprovada recentemente traga impactos ao seu projeto, ou, talvez, quando o projeto for fechado, você e todos os membros da equipe são designados para outros projetos e a reunião de lições aprendidas torna-se uma baixa prioridade.

Estes poucos exemplos demonstram o desafio que você enfrenta quando gerencia múltiplas prioridades. Uma Competição por recursos, riscos e mudança nas prioridades da empresa são elementos comuns aos projetos e exigem que o Gerente de Projeto manipule prioridades, as vezes contraditórias, das partes interessadas e das organizações.

Considerações sobre a Gestão de Prioridades concorrentes

Independentemente do estilo ou experiência, existema ações que podem lhe ajudar a otimizar as suas chances de sucesso quando seus projetos estão competindo por recursos. A medida que você ganha experiência, essas considerações são absorvidas naturalmente.

  • Não entre em pânico. Dependendo do seu nível de experiência, o pânico pode ser a sua reação emocional quando confrontado com um desafio durante a execução de um projeto. Tire algum tempo para reunir todos os fatos e dados sobre a situação. Será mais provável que você encontre uma solução viável.
  • Não perca seu foco. Revise seu termo de abertura e documentos, escopo e objetivos, assim você terá uma base para avançar com confiança, mesmo que seu escopo do projeto ou a data de entrega possa ter mudado.
  • Não deixe o seu ego ficar no caminho. Se o projeto está em risco de ser cancelado ou colocado em segundo plano, não tome isso como pessoal. Isso faz parte do trabalho e de trabalhar para uma organização. Orgulhe-se do que você tem feito e em ser um membro da equipe. Outras oportunidades virão ao seu momento.
  • Lembre-se do todo. Avalie a situação de uma organização, bem como a perspectiva do projeto. Isso irá ajudá-lo a chegar a soluções que estão no melhor interesse da organização, enquanto move o projeto adiante.
  • Lembre-se das suas histórias de sucesso e das dos outros membros do time. Isso irá ajudá-lo a construir a confiança, auxiliando, assim, você a encontrar uma solução viável para o seu desafio atual.
  • Utilize seus próprios processos para o projeto e programa. Confie na sua governança, controle de mudanças e processos de gestão de risco. Estas são as suas ferramentas e sistema de controle, os que são estratégicos para o êxito de qualquer projeto.
  • Comunique-se, comunique-se, comunique-se. As partes interessadas e da administração devem ser parte da solução e devem estar informadas sobre o resultado. Siga as linhas formais de comunicação, conforme descrito no seu plano de comunicação e as linhas informais de comunicação, para garantir uma solução no tempo certo e sucesso do projeto.
Se você mantiver essas dicas em mente quando a competição por prioridades chegar, ao longo dos ciclos de vida de seus projetos, você vai aumentar suas chances de sucesso. Em última instância, a prioridade mais abrangente é a implementação bem sucedida de todos os projetos que contribuem para o fortalecimento e crescimento da organização.

Autora: Lynn Wendt, PMP, PgMP

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