O que é Document Management?

A maioria das empresas e organizações dependem de seus documentos para armazenar dados e manter a informação prontamente disponível. Algumas empresas criam milhões de documentos por ano. Apresentação de dados que são coletados, armazenar com segurança, indexando-o corretamente, fazendo com que seja facilmente acessível e protegendo-a de fora é uma grande preocupação para muitas organizações.

Para que você possa aplicar um sistema de gestão de documentos na sua organização, primeiro você precisa levar em consideração os seguintes aspectos da gestão documental. Eles incluem: armazenamento, recuperação, arquivamento, segurança, arquivamento, manutenção, distribuição, fluxo de trabalho, e criação. Aqui está uma olhada em cada um destes aspectos.

Armazenando Documentos: Você não pode pensar que é um grande negócio para armazenar algumas centenas de documentos, no entanto, é muito importante para imaginar sobre a magnitude das grandes corporações, o que pode gerar milhões de documentos por ano, e numa base regular.

Não são apenas documentos geralmente repartidos por vários escritórios em todo o país, eles podem estar em diferentes partes do mundo também. Documento de armazenamento é uma importante peça para gestão documental, devido ao fato de que, no futuro próximo, um documento pode ter de ser encontrado por legais ou outros fins comerciais. A maioria das grandes corporações armazenar documentos em duas vias, que quer digitalizar todos os seus documentos e, em seguida, guarde todos os documentos em um grande banco de dados ou se alugar ou comprar espaço de armazenamento, onde são realizadas uma série de anos (normalmente indicado pelo governo estadual ou lei) antes de poderem ser destruídos. A maioria das grandes corporações e organizações fazer tanto, eles digitalizar os seus documentos e colocá-los em armazenamento até que já não são necessários.

Recuperando Documentos: Recuperando documentos é outro grande problema que muitas pessoas envolvidas na gestão de documentos deve resolver. Como é que você acessar um documento específico em uma pilha de milhares ou mesmo milhões de documentos? Recuperando documentos requer um sistema de armazenamento de documentos e acesso a estes documentos em tempo oportuno, bem como uma forma acessível monetária.

Apresentação: Apresentação é extremamente importante, mesmo se você tiver criado um sistema de organização, que é dizer que um arquivo não pode ser facilmente deslocada. É importante ter um sistema que não só é fácil de usar, mas é eficaz mesmo se os documentos são descabidas. Alguns documentos têm de hoje vinhetas que incluem repetidores. Estes repetidores permitem depósito assistentes e que permite localizar um arquivo através de RF (radiofreqüência tecnologia). Para arquivos importantes, mais e mais empresas estão utilizando esta tecnologia.

Segurança: Segurança para a maioria das organizações é crucial quando se trata de sua gestão documental. Muitas das sociedades industriais, planejamento, salário de dados e outros tipos de informação são armazenadas em documentos. Se o documento é apenas uma ou poucas semanas a alguns anos, se alguém que não está autorizado a procurar e cópia destes documentos se mantenha uma delas, ele pode causar a organização eventualmente milhões de dólares em danos. Hoje, muitas das precauções de segurança sejam criados cerca de gestão documental. Por exemplo, em matéria de armazenamento digital documento, a maioria dos documentos são armazenados em servidores que não são acessíveis pela internet, só a intranet (as organizações computadores apenas). A maioria dos documentos digitais também estão codificados e senha protegida para que possa tomar lotes de trabalho árduo para descriptografar apenas um documento.

A segurança é também uma grande preocupação para os documentos que estão armazenados fisicamente. Se uma instalação de armazenagem documento não está protegido adequadamente, uma pessoa pode facilmente sair com toda uma gaveta de documentos, ou pior. A maioria das instalações de armazenagem documento são resguardados por profissionais de segurança.

Archival: Um dos aspectos interessantes documentos de arquivo é a forma como as pessoas serão capazes de acessar os documentos no futuro, digamos que 50 a 100 anos a partir de agora. Olha para trás 20 anos e muitas pessoas estavam usando 5 ¼ polegada disquetes ou outros tipos de dados com linguagens de computador específico. Uma parte do arquivo de documentos é se certificar de que existe uma maneira compatível para acessar os dados de forma rápida e eficaz.

Retenção: Retenção refere-se à realização de documentos para um determinado período de tempo. Enquanto estado e de governo leis geralmente ditam o comprimento de tempo para alguns documentos, como as receitas fiscais, recursos humanos, documentos, etc, outros documentos que são importantes podem ser prematuramente destruída. Retenção considera como para certificar-se de documentos que são ainda mais importantes são mantidas separadamente das outras pessoas para que elas sobrevivem ao purgas anuais.

Distribuição: Assim como qualquer outro tipo de dados ou de mercadoria, como é que você obtém os documentos que têm sido criados para as mãos das pessoas que necessitam deles? Por exemplo, é uma multa para recursos humanos assistente para criar um documento em uma denúncia, mas, se um advogado que o documento tem 2 anos mais tarde, como o documento vai ser distribuído. Normalmente, se os documentos são escaneados digitalmente, um documento pode ser puxado para cima a partir de arquivos digitais através de uma senha ou trabalho pedido, no entanto, se armazenado em sua forma original em papel, tem de haver algum tipo de plano, em lugar de encontrar o documento e eficazmente entregá-lo à pessoa que exige isso.

Workflow: Workflow é o processo de como um documento se move dentro de uma organização. Por exemplo, digamos que um orçamento foi criada, deve haver um fluxo de trabalho no plano local para ajudar a facilitar a distribuição de documentos do criador aos gestores, para os executivos no comando das finanças.

Criação: É importante considerar a forma como os documentos são criados. Um documento pode ser criado por uma pessoa, por uma equipe de pessoas ou um departamento inteiro. Isto também faz parte da gestão de documentos, e deve haver organização e estrutura para ajudar este processo seja eficaz.

Documento gestão toma todos os tópicos acima em conta. Quer você seja um único proprietário, trabalho em uma pequena empresa ou para uma grande organização, Documento de gestão é extremamente importante e pode ajudar a sua organização com o fluxo de informação.